Mantenga sus archivos en línea

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En el PC: preparar el trabajo

Para que funcione correctamente en su teléfono móvil Apple o Android, es necesario realizar algunos pasos de preparación en el PC. Aquí está el procedimiento a seguir.

Paso 1: Crear documentos
En la página principal de Gmail, activa el enlace Documentos (o Unidad, si tienes la actualización) y haz clic en Crear. Elija el tipo de documento a crear (Documento de texto, Presentación, Hoja de trabajo…). Este archivo se abre en la ventana principal y puede empezar a escribir o, si lo prefiere, copiar y pegar texto de otro software.

Paso 2: Nombrarlas
Originalmente, su documento no tiene nombre. Para encontrarlo más fácilmente en el espacio de Google Docs, desplácese por el menú Archivo y seleccione Cambiar nombre. Introduzca un nombre y valide. Haga clic en Documentos en la parte superior de la pantalla para volver a la lista de archivos.

Paso 3: Importar archivos de Office sin conversión
En el espacio de Google Docs, no es necesario crear y utilizar archivos en formato de Google Docs. En efecto, es perfectamente posible importar archivos en formato Office (Doc, XLS…) sin convertirlos, luego consultarlos y modificarlos manteniendo su formato original. Para ello, en la pantalla principal de Google Docs, haz clic en el botón Importar y selecciona Archivos. En la ventana que aparece, escanee la estructura de árbol de su disco hasta que seleccione el archivo deseado (documento de oficina, imagen, archivo PDF) y haga clic en Abrir. Desmarque las tres opciones visibles en la ventana y haga clic en Iniciar importación. Los archivos ahora están visibles en la pantalla principal de Google Docs.

Con un iPhone o iPad

Paso 1: Iniciar Safari
¿No quieres instalar nada en tu iPhone? A continuación, utilice su navegador de Internet. En el móvil, ejecútalo y ve a www.google.fr, luego haz clic en Gmail. En la página de inicio, introduce tu nombre de usuario (sin el sufijo @gmail.com) y contraseña y pulsa Login (estos datos se guardarán, no tendrás que volver a introducirlos la próxima vez). En la ventana que aparece, pulse Más; en la pantalla que aparece, pulse Documentos.

Paso 2: consultar un archivo
Para ver un archivo (con este método, no podrá editarlo), haga clic en su nombre: aparece en la ventana de su teléfono móvil. Desplácese por el texto con el dedo y, si es necesario, acerque o aleje el zoom con los botones situados en la parte superior izquierda o con dos dedos, como en una foto. Como puede ver, esta solución es realmente minimalista y poco práctica de usar. Consérvelo sólo para una consulta rápida de un documento.

Paso 3: Utilizar una aplicación especializada
Si desea realizar cambios en el documento, es mejor instalar una aplicación que vincule Google Docs a su móvil. Recomendamos AppBox Pro, que se vende por 0,79 euros en el App Store. Es una verdadera navaja suiza (¡es este accesorio el que sirve de icono!). Una vez que la aplicación esté instalada, ejecútela. Haga clic en Aplicaciones para mostrar la lista de módulos y, a continuación, desplácese hacia la derecha para ver la segunda página de las aplicaciones. En este último, haga clic en Google Docs. En el primer uso, deberás especificar tu ID de Gmail (sin el sufijo @gmail.com) y la contraseña. A continuación, el móvil muestra la página principal de Google Docs. Haga clic en un documento para abrirlo en pantalla completa.

Paso 4: Editar y guardar un documento
Por defecto, AppBox Pro sólo abre el documento en modo de consulta. Si desea cambiarla, haga clic en el botón Editar. A continuación, escriba el lugar en el que desea introducir el texto: aparecerá el teclado Apple. Una vez finalizados los cambios, haga clic en Actualizar. Los cambios serán visibles si abre este documento con el navegador de su PC. Dado que el botón Editar sólo aparece en documentos guardados en formato Google Doc, para editar archivos de Word no convertidos, utilice una herramienta como Documents To Go.

Paso 5: Descargar archivos a tu iPhone
Otra aplicación puede ayudarle: Documents 2 Free, gratis en el App Store. Una vez instalado, conéctalo a tu cuenta de Google Docs (entre otras cosas): podrás recuperar el archivo de tu iPhone y verlo sin conexión.

Con un dispositivo que ejecuta Android

Paso 1: Instalar Documents to Go
La versión gratuita de Documents to Go, comentada en el capítulo anterior, te permite ver y editar tus documentos almacenados en Google Docs, incluso si, a diferencia de AppBox (véase más arriba), estos documentos están en formato Word o Excel (¡ni siquiera notarás la diferencia!). Inicie Documents to Go y, en la ventana principal, haga clic en Google Docs. La primera vez que lo utilice, deberá especificar su nombre de usuario y contraseña. A continuación, puntee en uno de los documentos de la lista para abrirlo en pantalla completa.

Paso 2: Modificar el documento
Una vez abierto el documento, mueva el área activa con el dedo. Continuamos el ejemplo con una hoja de cálculo. Para ingresar datos en una celda, presione dos veces y escriba el nuevo valor. Es posible seleccionar un campo. Para ello, pulse durante mucho tiempo la celda de la parte superior izquierda del campo, seleccione Modo de selección y, a continuación, desplace la flecha verde hacia la parte inferior derecha del rango que desea seleccionar.