Crear y utilizar un formulario interactivo con Word 2010

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Paso 1: Mostrar la pestaña Desarrollador

Para diseñar su formulario, necesitará varias herramientas de la cinta Desarrollador. Si este menú no aparece, desplácese a Archivo, Opciones. Active la ficha Personalizar cinta. En el panel derecho (pestañas Principales), marque Desarrollador y confirme con Aceptar.

Paso 2: Activar el modo Creación

En la sección Controles de la pestaña Desarrollador, hay un botón básico: Modo de creación. Actúa como una conversión de dos estados. Al hacer clic sobre él, se activa el modo Crear y el botón se vuelve de color naranja: el diseñador de formularios puede añadir controles, es decir, campos de entrada, listas desplegables, etc. y modificar sus características.

Cuando termina, hace clic en Modo Creación. El botón volverá a ponerse de color gris y se desactivará el modo Creación. El usuario puede ahora introducir datos, pero no modificar la estructura del formulario.

Paso 3: Añadir un cuadro de texto

Comencemos con el más simple: un campo en el que el usuario puede introducir texto. En primer lugar, introduzca el texto adjunto (por ejemplo: Escriba su nombre).

En la ficha Desarrollador, el área Controles contiene todas las herramientas necesarias para crear un formulario. Asegúrese de que el modo Crear está activo (ver paso 2) y luego haga clic en el último en la parte inferior derecha (Herramientas heredadas).

En la lista que se abre, haga clic en Cuadro de texto. Aparece un marco en la pantalla. Si es necesario, modifique la anchura con los mangos.

Paso 4: …. y modificar los parámetros

Ahora todo el formulario tiene su interés: usted establecerá reglas para controlar los valores introducidos. Para ello, sin deseleccionar el campo de entrada, haga clic en el botón Propiedades de la ficha Desarrollador.

Se abre una ventana que da acceso a muchos parámetros. Por ejemplo, para imponer una longitud máxima de veinte caracteres al valor introducido, escriba 20 delante del campo MaxLength. También puede cambiar la fuente y el tamaño de la fuente (Font), el encuadre del texto en el campo de entrada (TextAlign) y muchos otros parámetros.

Paso 5: Insertar un cuadro de lista

Es común en un formulario que se le pida al usuario que elija entre varias opciones. Para crear un control de este tipo, introduzca primero el texto adjunto (por ejemplo, : ¿Cuál es su situación?). A continuación, en la sección Controles, haga clic en Controles heredados.

En Formularios heredados, active el botón de la lista desplegable. Aparece un rectángulo gris en su hoja (no puede cambiar su anchura: se ajustará automáticamente a la longitud de los elementos de la lista). Haga clic con el botón derecho en este rectángulo y seleccione Propiedades.

En la ventana que aparece, introduzca el primer contenido permitido en el list box, por ejemplo Portavelas y haga clic en Agregar. Haga lo mismo para agregar, uno por uno, todos los valores que permite en esta lista.

Las flechas verticales del cuadro de diálogo permiten cambiar el orden de los elementos de la lista. Esto no es insignificante porque siempre es la primera posición de la lista que se visualiza por defecto en el formulario.

Paso 6: Añadir botones de opción

Seguramente ya ha visto estas opciones incompatibles entre sí en los cuadros de diálogo de su software. Se llaman botones de radio, en referencia a los antiguos receptores de radio donde sólo se podía pulsar un botón a la vez. He aquí cómo agregarlos.

En el área Controles, haga clic en Controles heredados y, en Controles ActiveX, seleccione Botón de opción (el botón redondo, no el cuadrado). Haga clic con el botón derecho del ratón en la opción e introduzca la etiqueta deseada (la que debería aparecer en el formulario) delante de la propiedad Caption. Haga lo mismo para las otras opciones.

Una vez que estén todos en su formulario, selecciónelos manteniendo presionada la tecla Mayúsculas. En el área Controles, haga clic en Grupo y, a continuación, en Grupo. A partir de ahora, cuando el usuario marque una opción, todas las demás se desactivarán automáticamente.

Paso 7: Traer un mensaje de ayuda

Un poco más complejo, usted quiere mostrar un mensaje de ayuda cuando el usuario hace clic en un botón (o cualquier otro control). A este control, asociaremos una macro que mostrará este mensaje.

En el área Controles, haga clic en Herramientas heredadas y seleccione Botón de comando. Dibuje este botón en su formulario. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre él y seleccione Botón de comando Objeto, Editar. Borrar Botón de Comando1 y escriba la palabra Ayuda. A continuación, haga doble clic en el botón para abrir el editor VBA.

Entre las líneas Private Sub Command…. y End Sub, escriba la instrucción Msgbox “Para obtener ayuda, póngase en contacto con el Sr. Martin en la extensión 1234”. Vuelva a Word y salga del modo Creación. Al hacer clic en el botón se muestra el mensaje deseado.

Paso 8: Activar el formulario

Una vez que su forma es dibujada, queda para hacerla activa. Para ello, primero deshabilite el modo Creación haciendo clic en el botón Modo Creación en el área Controles. A continuación, en la cinta Desarrollador, haga clic en el botón Restringir cambios.

Se abre un panel a la derecha de la ventana de Word. En el campo Modificar restricciones, marque Sólo permitir…. A continuación, desplácese hacia abajo por la lista y seleccione Rellenar formulario. Abajo, haga clic en Activar protección.

En la ventana que se abre, escriba una contraseña dos veces y confirme. A partir de ahora, sus usuarios no podrán modificar el “esqueleto” del documento (las etiquetas de la consulta de entrada, la cabecera de la página, etc.), sino sólo escribir textos en los campos de entrada o elegir un elemento de una lista.

Paso 9: Guardar el documento

Si ha añadido un mensaje de ayuda, como se describe en el paso 7, ha creado una macro. No se puede registrar en un documento ordinario (con extensión doc o docx). Debe utilizar otro formato. Para ello, en el menú Archivo, Guardar como, en la lista Tipo, seleccione Documento de Word que soporte macros (docm) y valide.