Conviértase en un PDF Pro

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¿El PDF llegará alguna vez al diccionario? Este formato de archivo universal es tan ampliamente utilizado que se ha convertido en un nombre común, que es el más fácil de enviar y recibir en el mundo, eclipsando al software Adobe Acrobat con el que fue creado. Y sin embargo, se instala en muchas estaciones de trabajo de las empresas y a menudo sólo se utiliza en esta función más básica de transformar un documento en un archivo PDF.

Sin embargo, Acrobat está lleno de funciones extremadamente prácticas y potentes que muchos usuarios nunca han imaginado. Esto permite proteger eficazmente un documento, crearlo y modificarlo en colaboración (e incluso en tiempo real), añadir formularios y dividirlo en varias partes o, por el contrario, combinar varios PDF en un único archivo.

Aunque hay muchos programas de software, a menudo gratuitos, que pueden abrir y mostrar archivos PDF, como Adobe Reader o el muy ligero Foxit Reader, sólo Acrobat puede explotar todas las sutilezas de este formato. Es cierto que son innumerables. De hecho, un archivo PDF le permite incorporar fuentes, pero también comentarios, firmas, protecciones, scripts y muchos otros elementos. Pero esta riqueza no está exenta de riesgos: por lo tanto, dos archivos PDF similares, creados a partir de la misma fuente, pueden ser totalmente diferentes.

Permitir cambios

Tomemos el ejemplo de un archivo obtenido, por un lado, de una página escaneada con un escáner y, por otro, directamente de un software como un procesador de textos. Una vez que el archivo se transforma en un PDF, las posibilidades de cambios serán radicalmente diferentes. En el primer caso, será imposible retocar el texto o realizar una búsqueda y el tamaño del archivo será mucho mayor. Por lo tanto, es necesario privilegiar en la medida de lo posible las creaciones procedentes de fuentes digitales o, en su defecto, utilizar un software de reconocimiento óptico de caracteres (esta herramienta está incluida en Acrobat, accesible a través del menú Documento).

Todas las manipulaciones presentadas en nuestra guía son posibles con todas las versiones de Acrobat 9 (Standard, Pro o Pro Extended), excepto en algunos casos que especificamos. Una versión de prueba gratuita de la versión Pro en francés está disponible en www.01net.com/telecharger. Sin embargo, el software gratuito Adobe Reader no es suficiente, con algunas excepciones (véase el cuadro siguiente).

Las principales diferencias entre Adobe Reader, Acrobat Standard, Pro y Pro Extended 9

Anatomía de un PDF

El formato de documento portátil (PDF) es un formato de archivo creado por Adobe en 1993. Inicialmente en formato propietario, PDF es ahora un estándar internacional regulado por Iso. Por lo tanto, ya no es necesario utilizar el software de Adobe para crear un archivo PDF. Durante su existencia, este formato ha sufrido varios cambios. La versión actual, la 1.7, sólo es totalmente compatible con Acrobat 9 o Reader 9, pero es posible crear archivos compatibles con versiones anteriores sin utilizar ciertas funciones específicas, como el cifrado de datos de 256 bits.

El formato PDF se deriva de Postscript, el lenguaje utilizado por los impresores para describir el contenido de una página. Así, de forma simplificada, un archivo PDF se divide en páginas que contienen tres tipos de objetos: textos, imágenes y gráficos. Se hace referencia a la posición y las dimensiones de cada objeto. Este patchwork permite reconstruir el aspecto visual de una página, garantizando al mismo tiempo un aspecto idéntico al documento original, sea cual sea la plataforma.

Actualiza tu versión!

La versión 9.0.0. 0 entregada en el DVD tiene un fallo de seguridad significativo. Para solucionar este problema, instale rápidamente la versión 9.1,3 (de fecha 31/07/09). Desplácese por el menú Ayuda, busque actualizaciones y siga los pasos del Asistente. Para aprovechar las funciones en línea de Acrobat, como el alojamiento gratuito de sus archivos PDF, la gestión de los resultados de sus formularios o el trabajo en colaboración, debe tener una cuenta en Adobe. Esta cuenta es gratuita (sólo se cobra la creación de nuevos archivos PDF sin utilizar Acrobat). Inicie su navegador web y vaya a www.acrobat.com. Haga clic en el botón Login y luego en Register. Rellene el formulario: deberá introducir su dirección de correo electrónico, que más tarde se llamará Adobe ID y una contraseña. Haga clic en Inicio. Aparece la página principal de Acrobat.com. Finalmente, abra su software de correo electrónico y haga clic en el enlace del correo electrónico que acaba de recibir para validar su cuenta permanentemente.

Adobe Acrobat 3.0 está disponible en Telecharger.com