cómo organizar su buzón de correo

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La bandeja de entrada de Gmail es un verdadero”catch-all” donde los mensajes llegan en orden cronológico. Por lo tanto, es difícil diferenciarlas y clasificarlas, pero tienes herramientas para organizar tu correo más fácilmente. Así se hace:

1 – Crear etiquetas

Gmail te permite crear categorías, accesibles haciendo clic en la estructura de árbol de la izquierda. Estas categorías utilizan un concepto de “etiquetas” asignadas a los mensajes. Por lo tanto, no se trata de carpetas de la bandeja de entrada, como ocurre con otros sistemas de mensajería. Gmail tiene cuatro categorías predefinidas (Redes sociales, Notificaciones, Foros y Promociones), pero puedes crear otras. Para ello, haga clic en Crear una etiqueta en la estructura de árbol de la izquierda.

Escriba el nombre de la etiqueta e indique si forma parte de una categoría existente. Haga clic en el botón Crear para validar la creación.

En nuestro ejemplo, creamos una etiqueta SNCF para las cartas relacionadas con los billetes de tren electrónicos. Haga clic en el icono de los tres pequeños puntos verticales a la derecha del nombre para cambiar la configuración de la etiqueta, especialmente su color.

Utilice la función Administrar etiquetas en la estructura de árbol para ver la lista completa de etiquetas y decidir si desea mostrarlas u ocultarlas (haga clic en la imagen de abajo para ampliarla).

Una vez que haya terminado de crear las etiquetas, deberá asignarlas a los mensajes correspondientes. Para ello, utilizaremos filtros.

2 – Filtra tus mensajes

Para crear un filtro, utiliza la búsqueda avanzada de Gmail. Haga clic en el icono del triángulo al final del área de búsqueda para acceder al formulario correspondiente. Una vez rellenados los distintos campos, no olvide hacer clic en el botón Crear un filtro en lugar del botón Buscar.

En nuestro ejemplo de la SNCF, filtramos por el remitente y utilizamos la palabra” O “(que puede ser reemplazado por el carácter especial |) para elegir entre varios remitentes diferentes (remitente1 o remitente2 o remitente3….). En efecto, si introduces varias palabras, Gmail considera que todas las palabras deben estar presentes (word1 y word2 y word3…). Esta restricción es especialmente importante si se rellena el campo Contiene las palabras. Por lo tanto, es necesario utilizar el operador OR para especificar el concepto de “o”.

Después de hacer clic en Crear un filtroaparecerá una ventana con casillas de verificación dependiendo de la acción que desee realizar, por ejemplo, eliminar automáticamente algunos mensajes. En el siguiente ejemplo, asignamos la etiqueta SNCF a las letras de la SNCF. Marque la casilla Aplique también este filtro a…. las conversaciones correspondientes para procesar también cartas ya recibidas. Si desea eliminar mensajes de la bandeja de entrada, marque la casilla No visualizar en la carpeta de entrada. Por último, haga clic en Crear un filtro.

Si desea crear rápidamente un filtro a partir de un mensaje existente que ha abierto, haga clic en el icono de los tres puntos verticales pequeños y, a continuación, en Filtrar mensajes similares. Se creará un filtro basado en el mismo remitente.

Para gestionar los filtros que has creado, haz clic en el icono de configuración de Gmail (en forma de engranaje), situado en la parte superior derecha, y luego en el icono Parámetros.

Haga clic en la pestaña Filtra y bloquea direccionesy luego el alterar o suprimir para actuar sobre uno de los filtros existentes.

Por último, le recomendamos que primero utilice conceptos sencillos para crear sus filtros. Por ejemplo, escriba amazon en el campo Desde para filtrar todos los remitentes que tengan la palabra amazon en sus direcciones de correo electrónico (Gmail no distingue entre mayúsculas y minúsculas). Por otro lado, debe escribir palabras completas y no partes de palabras. Tiene muchos parámetros para refinar sus filtros, especialmente los campos Contiene las palabras y No contiene. Siéntase libre de hacer una prueba en ” modo ” primero Investigación “antes de crear el filtro para comprobar que la configuración funciona correctamente.