5 datos a saber sobre OneDrive

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Por lo general, las organizaciones tienen acceso a OneDrive for Business como parte de un plan corporativo de Office 365. Dependiendo del plan, pueden tener sólo OneDrive, o ambos, OneDrive y SharePoint. Esto puede afectar a la forma en que las empresas utilizan OneDrive para sus negocios. Leer más: razones para elegir Hotmail según deiniciar.com

OneDrive para empresas y SharePoint

Si no está familiarizado, SharePoint es una plataforma de colaboración que Microsoft ofrece para uso empresarial. Como es altamente personalizable, diferentes compañías lo utilizan de varias maneras.

Pero en muchos casos, funciona como un sitio web interno de la empresa que almacena, gestiona y organiza documentos, procedimientos, noticias y conocimientos compartidos similares. En comparación con OneDrive, donde los archivos son privados a menos que el usuario los comparta, SharePoint permite a las empresas definir exactamente quién puede ver qué páginas y acceder a qué archivos.

Hace años, Microsoft ofrecía una herramienta llamada Microsoft SharePoint Workspace, conocida anteriormente como Microsoft Office Groove. Se trataba de una aplicación de escritorio que permitía a los miembros del equipo que no siempre estaban en línea o tenían diferentes autorizaciones de red, colaborar en documentos de SharePoint.

Sincronizó los archivos de SharePoint de la biblioteca del servidor con su sistema para mantenerlo actualizado. Cuando trabajaba sin conexión, guardaba los cambios en la caché y actualizaba la biblioteca cuando volvía a estar conectado. A partir de Office 2013, Microsoft suspendió esta herramienta, y OneDrive for Business la reemplazó. Por lo tanto, si un empleado desea sincronizar de esta manera los archivos de la empresa desde SharePoint a su equipo local, debe utilizar OneDrive for Business.

OneDrive para empresas sin SharePoint

A pesar de esta funcionalidad, no es necesario utilizar OneDrive para empresas con SharePoint. Por ejemplo, mirando la página de precios de Office 365, el plan de negocios de Office 365 no incluye SharePoint, pero tiene OneDrive. Esto permite a las empresas utilizar OneDrive como una herramienta central de almacenamiento de archivos sin necesidad de utilizarla para sincronizar los datos de SharePoint.

Comparación de los planes de negocios de Office 365

En este uso, OneDrive for Business funciona de forma similar a Dropbox Business. Es familiar si ha utilizado la versión para consumidores, pero incluye controles y funciones adicionales para uso comercial. Por ejemplo, OneDrive para empresas permite a los administradores de TI restringir lo que los usuarios pueden hacer. Pueden bloquear ciertas opciones de uso compartido, ajustar la sincronización y desactivar fácilmente las cuentas de usuario cuando un empleado deja la empresa.

OneDrive para empresas también incluye políticas de retención avanzadas, que permiten a las empresas recuperar documentos incluso después de haberlos eliminado. De esta manera, OneDrive para empresas es más avanzado que la versión para consumidores, incluso sin integración con SharePoint.

Use OneDrive usted mismo

Con toda esta charla sobre OneDrive y OneDrive para empresas, es posible que se confunda sobre lo que significa para usted. Afortunadamente, no es demasiado difícil para el usuario final.

Comprobación y adición de cuentas de OneDrive en su PC

Si utiliza Windows 10, puede ver cómo ha configurado OneDrive y agregar otra cuenta a través del acceso directo del icono de la bandeja del  sistema. Para ello, haga clic con el botón secundario en el icono de nube de OneDrive azul o gris en la esquina inferior derecha de la pantalla y haga clic en Configuración. Puede que tenga que hacer clic en la flecha para mostrar más iconos. Si OneDrive no está funcionando, escriba OneDrive en el menú Inicio para encontrarlo e iniciarlo.

Ajustes de apertura de OneDrive

En la página Cuenta, verá la cuenta con la que está usando OneDrive. Si es una cuenta personal, lo más probable es que tenga una dirección de correo electrónico genérica como @gmail o @yahoo. Las cuentas de negocios casi siempre tendrán un dominio personalizado.

Aunque no puedes vincular tus cuentas personales y empresariales de OneDrive, puedes añadir más de una cuenta de OneDrive a tu PC. Haga clic en Agregar una cuenta aquí e inicie sesión con sus credenciales de trabajo o de escuela para agregar su cuenta de OneDrive para empresas.

Después de hacer esto, tendrá dos carpetas OneDrive en su PC. A continuación, puede mover archivos entre ellos si es necesario. Consulte nuestra guía básica sobre el uso de OneDrive para obtener más información. ¿Puede OneDrive sustituir a Google Drive o Dopbox? Depende. Para ayudarte a decidir, te contaremos todo sobre las mejores características de OneDrive y cómo configurarla.

Uso de OneDrive en la Web

Si por alguna razón no quieres usar las aplicaciones de escritorio, siempre puedes acceder a OneDrive en la web. Sólo tiene que iniciar sesión con su cuenta personal de Microsoft o su cuenta de empresa y, a continuación, utilizar el conmutador de aplicaciones situado en la esquina superior izquierda para cambiar a OneDrive.

Aquí verá todos los archivos que ha almacenado en el servicio. Si ha iniciado sesión en una cuenta empresarial que utiliza SharePoint, puede cambiar a SharePoint utilizando el mismo conmutador.